Introductie
In dit project heb ik als UX designer gewerkt aan het herontwerpen van onze user management applicatie. Met als doel de zorgaanbieder vrijheid te geven in het beheren van gebruikersaccounts. In de huidige situatie zijn zorgaanbieders afhankelijk van de klantenservicemedewerkers voor het aanmaken, aanpassen en verwijderen van accounts. Een eerder ontwerp is nooit volledig geimplementeerd.
Video van de huidige gebruikersbeheer applicatie
Hieronder is in een video weergegeven van hoe de gebruikersbeheer applicatie momenteel is vormgegeven op desktop. Het beheren van je eigen profiel is het enige onderdeel wat voor klanten geïmplementeerd is, het beheren van gebruikers is nooit ‘live’ geweest voor externe.
Analyse van het systeem
Een belangrijk onderdeel is het begrijpen van het systeem waarvoor ik ontwerp. Om inzicht te krijgen in de werking van de gebruikersbeheer applicatie heb ik een systeemanalyse uitgevoerd. Met als doel de technische structuur en interactiepatronen in kaart te brengen.
Gebruikerstest en onderzoek
In samenwerking met een product owner en business analist hebben we de impact van bruikkbaarheidsproblemen gekwantificeerd om prioriteit te geven aan problemen met een grote impact die de gebruiker belemmeren bij het beheren van accounts met de huidige gebruikersbeheer applicatie.
Door risico’s te beoordelen en te plaatsen in een risico assessment matrix hebben we inzicht gekregen in welke bruikbaarheidsproblemen de meeste impact* hebben en daardoor de meeste aandacht verdienen.
*Impact is berekend door de ernst (severity) van het bruikbaarheidsprobleem te vermenigvuldigen met de waarschijnlijkheid (likelihood).
Een gebruikerstest waarin de deelnemers accounts moesten beheren.
Gedurende de gebruikerstest hebben deelnemers naast het uitvoeren van verschillende taken ook waardevolle feedback gegeven. Een aantal van de belangrijkste punten die de gebruikers zeiden:
Het geeft dan niet aan: ‘De gebruiker is aangemaakt.’ Nee, niet met een melding of iets. [...] Je ziet het wel staan, maar ik mis een bevestiging dat het echt is gelukt.
Ik zou verwachten dat er een melding komt, zoals: 'De gebruikersnaam voldoet niet aan de criteria.' Dat maakt meteen duidelijk wat je moet aanpassen.
Het zou handig zijn als er een tabel verschijnt bij het selecteren van een rol, waarin staat welke rechten die rol precies heeft.
Doelstellingen van het herontwerp
Op basis van het gebruikersonderzoek heb ik de doelstellingen voor een herontwerp van de gebruikersbeheer applicatie als volgt opgesteld:
Voorzien van visuele feedback
Zorg voor zichtbare en duidelijke bevestigingen bij acties die de gebruiker uitvoert met meldingen die altijd in beeld verschijnen.
Een duidelijke navigatie en overzicht
Maak de applicatie overzichtelijker door het onderscheid binnen de applicatie visueel en functioneel te scheiden.
Hoofdacties zichtbaar
Maak de belangrijke functies voor gebruikers bereikbaar door deze op een zichtbare plek binnen de applicatie te positioneren.
Betere prestaties en laadsnelheid
Optimaliseren van laadtijden en prestaties zodat gebruikers hun taken sneller kunnen voltooien.
Scheiding tussen gebruikers- en profielbeheer
Een veelvoorkomend probleem is de verwarring tussen persoonlijke profiel instellingen en het beheren van andere accounts. Door deze twee functioneel en visueel te onderscheiden kunnen gebruikers met meer vertrouwen hun taken uitvoeren, wat bijdraagt aan een positieve ervaring met de applicatie.
De profielinstellingen bieden gebruikers de mogelijkheid hun eigen account te beheren. Zoals het bijwerken van contactgegevens, wijzigen van het wachtwoord en het instellen van twee-factor-authenticatie (2FA).
Door het beheren van accounts bij klanten neer te leggen krijgen ze meer vrijheid en verantwoordelijkheid om dit goed in te regelen. Het maakt het aanmaken, wijzigen en verwijderen van accounts mogelijk zodat de juiste personen toegang hebben tot de benodigde gegevens, zonder tussenkomt van een klantenservice medewerker. Hierdoor kunnen ze sneller schakelen binnen hun eigen omgeving.
Begeleiden van gebruikers
Door goed na te denken over meldingen en invoerfeedback voorkomt je frustratie bij gebruiker indien een actie niet uitgevoerd kan worden. Gebruikers krijgen de ondersteuning die ze nodig hebben om hun fouten te herstellen of worden voorzien van een bevestiging als hun actie succesvol is.
Invoerfeedback geeft gebruikers tijdens het uitvoeren zekerheid over hun ingevoerde gegevens. Door realtime validaties toe te passen weet de gebruiker direct of hun invoer voldoet aan de eisen waardoor ze minder tijd besteden aan het oplossen hiervan. Als knoppen inactief zijn krijgt de gebruiker een melding met uitleg waarom en hoe de gebruiker dit kan oplossen.
Belangrijkste acties binnen handbereik
Binnen het beheren van accounts zijn er een aantal kernfunctionaliteiten waar de gebruikers regelmatig mee werken. De acties zoals een account aanmaken, rechten aanpassen en een account verwijderen moeten makkelijk vindbaar zijn zodat gebruikers dit moeiteloos kunnen uitvoeren. Er zijn knoppen bovenaan de pagina toegevoegd en gebruikersafhankelijke acties zijn gegroepeerd in een menu sectie.
Definiëren van gebruikersrollen
Een goede omschrijving van gebruikersrollen kon niet ontbreken, vooral omdat meerdere zorgsoorten toegang hebben tot hetzelfde systeem. Door deze rollen in samenspraak te definiëren en te toetsen wordt het beheer eenvoudiger gemaakt.
- Eigenaar
- Manager
- Administrator
- Specialist
- Medewerker
- Boekhouder
- View-only
Interactief prototype
Om de interacties en de flow van de gebruikersbeheer applicatie te visualiseren heb ik een prototype in Figma ontwikkeld.
